Se é verdade que todos devemos aprender com os nossos erros, também não custa nada ser prevenido, conhecer os fracassos dos outros e contornar esses insucessos. Afinal de contas, os maus resultados até podem pôr em causa alguns valores, como a reputação e a credibilidade, que devem ser a base das empresas de organização de eventos de qualidade. Mas quais serão as falhas mais comuns?
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Qual é a fonte de todos os males para as empresas de organização de eventos?
A falta de planeamento é a origem de todos os males para as empresas de organização de eventos. Por esse motivo, torna-se essencial que os profissionais da área tomem todas as precauções para evitar um risco que não seja calculado ou um custo que não se encontra previsto.
As infra-estruturas disponíveis, o público-alvo, a dimensão da iniciativa, os seus objectivos concretos e recursos financeiros são apenas alguns dos aspectos a ter em conta na fase de planeamento e que podem reduzir as probabilidades de fracasso. De resto, para que todas as tarefas sejam realizadas a tempo e a horas, deve-se elaborar um plano de acção que defina prazos e datas.
Aprender a ouvir é outro passo essencial para as empresas de organização de eventos de qualidade. Conseguir aceitar opiniões diferentes não é só uma demonstração de maturidade, mas também é um dos principais ingredientes para uma iniciativa de sucesso.
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Como impedir erros básicos na organização de iniciativas?
. Sem desesperos! No processo de organização de eventos – e até no decorrer dos acontecimentos –, nem tudo sairá como o esperado. Perante esses imprevistos, cada um dos profissionais tem de manter a sua calma. Afinal, as decisões que são tomadas em momentos de stress até podem arruinar uma determinada iniciativa.
. Seja criativo! O medo de fazer a diferença pode ser um obstáculo para um autêntico sucesso. Portanto, o melhor é abandonar as inseguranças e actualizar-se ao máximo sobre a temática da iniciativa para possuir mais elementos e ter capacidade para desconstruí-los.
. Estar actualizado! Até mesmo para esse processo de pesquisa, as empresas de organização de eventos devem recorrer às novas tecnologias. Nunca esquecer que actualmente as redes sociais são «a voz do povo», sendo um meio a partir do qual se pode obter respostas mais produtivas. De resto, este é ainda um excelente meio de divulgação.
. Fazer balanços! No final de cada um dos eventos, é imprescindível realizar uma avaliação geral, que enumere os sucessos e tudo aquilo que correu mal, a nível de escolha de tema, de lugar, de estratégia de comunicação… Sim, é verdade: todos devemos aprender com os nossos erros e evitá-los em situações futuras.
A TOPMIC Turismo é um exemplo de empresas de organização de eventos que contorna os erros e produz iniciativas de sucesso
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