As parcerias com empresas de eventos no ramo do turismo são muito importantes, já que em causa está toda uma dinâmica de organização que tem sempre como ponto de partida – e de chegada – a satisfação do cliente. Cada evento é, por si mesmo, uma viagem no sentido de descoberta e de acrescento de uma nova vivência.
Viagens de incentivo, convenções, reuniões, grupos de empresas e campanhas são alguns tipos de eventos praticados no sector do turismo em Incentive Travel.
Como é que, afinal, um evento é um item estratégico
Pensar em empresas de eventos passa necessariamente por levarmos em consideração estratégias, pessoas, serviços, comunicação, logística, cultura, conhecimento, alimentação, custos, impactos, resultados e, claro, sucesso. Todas estas variáveis, macro-variáveis, estão directamente ligadas ao formato no qual o evento será desenvolvido. É a especificidade de cada evento, de cada acontecimento programado entre parceiros à medida, que irá determinar a sua dimensão, os recursos necessários e os targets a serem desenvolvidos – para que os resultados almejados se concretizem.
Todas estas variáveis mesmo acima mencionadas exigem absoluta compreensão e análise do ambiente interno e externo da empresa de eventos, ou dos parceiros, na qual o evento ou programa de eventos será desenvolvido.
Esta é a parte em que os parceiros fazem uma reflexão sobre o seu posicionamento estratégico, bem como das forças de mercado e dos factores críticos de sucesso. Há, portanto, um conceito de evento maximizado: o evento é visto, não apenas como um acontecimento, ou uma acção pontual, como uma relação estratégica relacionada com o negócio principal da empresa agregando valor a produtos, serviços e competências essenciais – possibilitando uma maior vantagem competitiva.
Empresas de eventos como parceiras: o planeamento criterioso de todas as actividades para que se atinja o sucesso
Envolve, portanto, a organização de eventos por parte destas empresas, um criterioso planeamento a diferentes níveis:
- ao nível dos objectivos gerais e específicos para que seja possível determinar o que se pretende com o evento;
- ao nível do público a quem se destina o evento;
- ao nível das estratégias a adoptar, isto é, das actividades a desenvolver para se atingir tanto os objectivos gerais como os específicos do evento – e, principalmente, para atrair a atenção do público a que se destina o evento;
- ao nível dos recursos humanos, materiais e físicos que serão utilizados no evento;
- ao níveo da implantação, isto é, da execução das estratégias estabelecidas no planeamento e no acompanhamento de todas as actividades necessárias para o sucesso do evento;
- ao nível da avaliação – que requer um relatório completo de todas as actividades que envolveram a organização do evento desde o planeamento até a execução das estratégias);
- ao nível do orçamento previsto, que deve ser detalhado, relativamente aos recursos financeiros necessários para o pagamento dos recursos humanos e materiais;
Há, então, uma viagem em cada evento que as empresas de eventos organizam. Enquanto parceiros de negócios levam a cabo todos os esforços para que viagens de incentivo, convenções, reuniões, grupos de empresas e campanhas aconteçam. Com sucesso.
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