A animação de eventos em empresas e para particulares pode ser levada a cabo por profissionais ou mesmo… por qualquer pessoa! Assim sendo, há que ter em mente uma lista de preparativos obrigatórios. Que tal uma checklist, ou lista de verificação, como ajuda para a memória?
Não se esqueça de nada!
1. Fazer uma lista de convidados
Pode parecer uma tarefa secundária. Faz-se uma estimativa do número de convidados e já está? No que toca à animação de eventos, esta é uma falha comum. Porém, tanto no que toca à precisão dos recursos que vão ser necessários (espaço, mobiliário, comida), tanto no que toca a poupar o mais possível, o melhor é saber sempre com quantas pessoas contar. Além disso, há que manter uma margem entre o número de convidados e o número de pessoas que realmente aparecerá no evento. Se está preparado para receber 100 pessoas, conte sempre em poder convidar mais 20% (ou 20 pessoas) do que o esperado, pois nem todos estarão presentes.
2. Arranjar um tema
Dentro do tipo de evento que estiver a organizar, consegue incluir algum tema? Se for uma festa de aniversário infantil, que tal uma caça ao tesouro? No caso de uma festa da empresa, o que acha de um tema cinematográfico, como James Bond ou Breakfast at Tiffany”s?
3. Reunir um menú
Na animação de eventos, um dos must dos é reunir um menú que agrade a todos os convidados e que se adapte ao ambiente que se pretende criar. Com ou sem sopa? Com ou sem aperitivos? Almoço ou jantar, formal ou informal? Mesmo no caso de optar por um buffet, planeá-lo não deixa de ser difícil: com que proporções se deve servir cada prato? E que tipo de variedade escolher?
4. Escolher o espaço
Não optar pelo que já é esperado é o primeiro passo para o sucesso de um evento. O factor surpresa nunca deixa ninguém indiferente, e muito menos o factor comodidade. Para aliar os dois, escolha um local com bom aspecto exterior, conhecido dos convidados. Mesmo que o interior não seja o que esperava, lembre-se de que o pode transformar consoante as necessidades. Para a animação de eventos ser bem aproveitada, organize um pequeno bengaleiro e zonas periféricas, mais calmas, onde os convidados possam relaxar.
5. Tenha sempre um ajudante
Não é preciso procurar ajuda de um profissional em animação de eventos, mas conserve um braço direito que o possa substituir quando necessário. Até pode ser um filho ou outro familiar, ou um colega de trabalho, mas garanta que nada o impedirá de cumprir as datas e de organizar o evento do ano! Afinal, só conseguimos estar num sítio de cada vez!
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