Atualmente a comunicação no trabalho passou a ser feita quase exclusivamente por e-mail. Mas de tanto ser utilizado, o e-mail profissional não segue na maioria das vezes os parâmetros necessários para ser considerado bem escrito. Saiba como deve escrever um bom e-mail de trabalho.
Um e-mail de trabalho deve ser conciso
A comunicação por e-mail deverá ser o mais clara possível, com e-mails curtos. O e-mail deve ser curto primeiro porque assim aumenta a probabilidade de este ser lido e depois porque garante que não existam erros de interpretação na sua mensagem, demonstrando que é um profissional conciso e com capacidade de ir direto aos assuntos importantes. Por outro lado, o envio de um e-mail no trabalho deverá ter apenas um assunto, no máximo dois mas sempre relacionados.
Escreva um e-mail com uma mensagem clara
Como a comunicação não é feita pessoalmente, a mensagem deverá ser o mais clara possível de forma a evitar erros de interpretação. Evite o uso de abreviações e faça uma revisão da gramática utilizada no e-mail de forma a garantir que a sua mensagem passa da forma que pretende.
Tenha especial atenção se o e-mail for para uma chefia ou para outra empresa para que a imagem da sua seja salvaguardada. Uma dica importante para este ponto e que funciona, é escrever o e-mail como se fosse a pessoa que o irá ler do outro lado e evitar parágrafos longos, se possível faça um e-mail em formato de lista.
Coloque sempre o assunto no e-mail
O assunto é a primeira coisa a ser lida quando se recebe um e-mail, logo deverá dar a ideia da mensagem que contém. Evite colocar um assunto com frases vagas que não prendem a atenção de quem recebe o e-mail e que possam dar a ideia de uma mensagem pouco importante.
Nunca se esqueça de colocar o assunto num e-mail de trabalho, mas faça-o sempre no final para saber exatamente o que deve colocar. Esta regra é válida também para o endereço do destinatário de forma a evitar mandar um e-mail com erros ou inacabado que dá a ideia de pouco profissionalismo.
Envie e-mails de acordo com a imagem da empresa
Apesar de existirem regras gerais da escrita de um e-mail profissional, este deverá estar sempre enquadrado com a imagem da empresa. Se for uma empresa formal, o e-mail deverá ser escrito com uma linguagem de acordo e se, pelo contrário se tratar de uma empresa mais jovem e descontraída não deverá escrever um e-mail demasiado formal que vão contra a imagem que a empresa quer passar.
Não se esqueça de dar conhecimento às pessoas certas
A maioria dos e-mails de trabalho são enviados para o destinatário com o conhecimento de determinadas pessoas, como chefias ou colegas de outros departamentos. É importante que não se esqueça de preencher esse campo evitando que o seu chefe não receba a mensagem.
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